kintone データをExcel へ自動連携することで、複雑な計算が必要な予実表の作成や多角的な分析・集計業務の自動化を実現

クオリティネット株式会社は2000年に設立以来20年に渡ってネットワーク分野を主にIT を有効、かつ効率的に使いこなすための評価・検証・運用監視の製品・サービスを提供しています。

同社は2021年より営業プロセスの標準化と効率化を目的にサイボウズのkintone を導入しました。

更に蓄積された営業データを使い慣れたExcel シートやピボットテーブルにリアルタイムに反映可能なCData Excel Add-In for kintone を利用することで複雑な計算が必要な予実表の作成や多角的な分析、集計業務の自動化を実現することが出来ました。

Before | 課題

After | CData 製品を導入した効果

kintone でのアプリ設計や実装、およびExcel での集計・分析の仕組みの両方を担当されたプロジェクト責任者の方にお話をお伺いしました。

Q：今回のプロジェクトの背景や経緯を教えてください。

当社では官公庁やその関連組織、および民間企業向けにサイバーセキュリティ・デジタルフォレンジック・ネットワーク分野を中心としたソフトウェア製品・サービスを提供しています。

今回のプロジェクトは営業プロセスの改善を目的としたものです。以前は営業プロセス中の課題として、見積書や請求書といったフォーマットが案件毎に異なっていたり、価格表が製品や価格改定の履歴毎に複数のExcel ファイルを参照する必要があったり、営業データの集計や分析が難しいといった様々な課題を抱えていました。

その課題を解決するために2021年に営業プロセスの標準化と効率化を目的にkintone を導入し、営業データを一元的に管理・蓄積できる仕組みを構築しました。

Q：プロジェクトの実現に向けての課題・ボトルネックはありましたか？

kintone の導入と並行して、kintone 上に集約される営業データを集計・分析する仕組みの検討もすすめていました。

kintone にも標準でグラフを作成する機能がありますが、複雑な計算が必要な予実表の作成や顧客セグメント毎の粗利、案件のスライドや失注分析といった多角的な集計・分析をしようとすると機能的には物足りず、別な仕組みを準備したいと考えていました。

Q：CData 製品に期待したことは？

集計・分析の仕組みとしてBI ツールとExcel の比較検討を行いました。

いずれもkintone データの参照については、CData 製品を利用すればワンクリックでリアルタイムにkintone の最新データを反映可能であることがわかり、最終的にはリーズナブル、かつ使い慣れたピボットテーブルや関数が揃っているExcel で実現することを考えました。

Q：実際に CData 製品を使われた感想は？

CData 製品を利用するのは初めてで、使い方が全く分からない状態からでしたが、触ってみて使い方を理解できてからはとてもスムーズに利用できました。

実際、kintone のアプリ設計・構築と並行してCData 製品も導入し、１ヶ月ほどで営業データを集計・分析する仕組みが出来ました。

その後1年ぐらい営業プロセスを回すなかでkintone に蓄積された実際のデータの集計・分析についても期待通りに利用できています。

現在は、翌年の収益予測モデルの作成に取り組んでいます。当社のビジネスでは取り扱い製品が複数あったりと複数の要素を考慮しなければならないため、サブスクリプションビジネスとしての収益計算がとても複雑なのですが、今回構築した集計・分析の仕組みを利用して収益予測モデルの確立に取り組んでいます。

Q：今後CData 製品に期待していることがあればぜひお聞かせください。

機能に関する要望とはなるのですが、Excel ファイルを開いたタイミングでデータが更新される機能があると便利だと思いました。

テクニカルサポートの方に問い合わせしたところ、マクロで実現可能と回答があり出来ることはわかりましたが、マクロ付きExcel ファイルだとメールに添付した時にブロックされるなどの課題があります。

また、kintone データの更新とピボットデーブルのデータの更新はそれぞれ別なので１クリックで両方更新できると更に便利になると思いました。