日常的に使用しているExcel へkintone データを自動連携することで人事評価業務のデジタル化を実現

株式会社デンテックは、1907年に日本初の歯科用ドリルを開発、歯科器具メーカーとして創業し、一貫して医療器具に特化した開発型医療器具専業メーカーです。 

　同社はフラットな組織、そして独自の昇格システムを社風として取り入れており、半期毎に社員の勤務成績の評価を行っています。今回、評価の公平性と匿名性を保つ評価の仕組みをkintone とExcel、およびCData Excel Add-Inで構築し、業務負荷の低減と属人化の排除を実現することが出来ました。 

Before｜課題

• 人事評価の情報のため、閲覧権限を設けて全体管理者と評価者（上司）の間で細心の注意を払いながらExcel ファイルのやりとりをしていた
• 全体管理者は、個々のExcel ファイルを手作業でマージ＆集計しており、属人化し業務負荷が課題となっていた

After｜CData 製品の導入効果

• 利用中のkintone を用いることでファイルの送受信なくデータを収集する仕組みを構築
• CData Excel Add-In を利用することで使い慣れたExcel からkintone のデータを半自動集計
• 属人化すること無いシンプル、かつ、再利用可能な人事評価の仕組みを構築

今回の取り組みについて代表取締役の木村太輔氏にお話をお伺いしました。 

Q：どのような経緯で本プロジェクトが始まったのでしょうか？  

当社ではデジタル化の一環としてkintone アプリの活用を進めています。今回の人事評価業務のデジタル化もその一つで、、半期毎に行っている社員の勤務成績の評価業務における属人化と業務負荷の課題を改善するための取り組みでした。

Q：プロジェクトの課題はありましたか？

これまでの方法では、全体管理者と評価者の間では閲覧権限を設けて細心の注意を払いながら人事評価のExcel ファイルのやりとりを行なっていました。その後、全体管理者が全てのExcel ファイルを手作業やマクロで集約＆集計するというものであり、属人化と業務負荷が課題となっていました。同業務をkintone アプリで行うことを検討したのですが、kintone の集計や分析機能は限定的であったため、活用の範囲も限られていました。kintone のプラグインやカスタマイズも検討しましたが、どれも費用対効果やUI、機能面で決め手に欠けると感じておりました。 

Q：CData 製品をご導入された理由は？

何か良い方法はないかと調べている中で、Excel とkintone の間のデータ連携が出来る本製品を知り、既存のノウハウで比較的安価に運用出来る可能性があることから検討が始まりました。 CData Excel Add-In を活用することで、kintone アプリで評価を依頼（総務）→ kintone で評価を入力（評価者）→ Excel で半自動集計（管理者）ができると考えました。試用版で上記の課題が解決できることが確認でき、価格もお手頃に感じましたので導入を決定しました。日常的に使用しているExcel へkintone データを連携できれば、今後様々なシーンでスムーズに活用できることも決定の理由です。 

Q：実際に Excel Add-In for kintone を使われた感想は？

直感的な操作で苦労せず接続できました。kintone とExcel を日常的に使っている人であればご利用するのは難しくないと思います。Excel の持つ集計や分析の機能をフルに利用出来るのも大きな魅力です。 

Q：今後CData製品に期待していることがあればぜひお聞かせください。 

我々のような規模感の中小企業でもデジタル化のニーズは多いと思いますが、利用数の限られる中小企業では費用面がハードルになって導入に至らないケースが多いと思います。月額制のライセンス、１ユーザーから割安な料金設定など、スモールスタートが切れる手頃なプランの提供に期待しています。